ひのでケア 利用者管理システム

1. システム概要

「ひのでケア 利用者管理システム」は、就労継続支援A型事業所「ひので」の利用者情報・出退勤・日報・ケース記録を一元管理するためのWebシステムです。

パソコンのブラウザからアクセスし、ログインするだけで以下のことができます。

進捗管理	利用者ごとの出勤・日報・退勤・ケース記録の進捗を一覧で把握。未入力項目がひと目でわかります。
出退勤管理	利用者・職員の出退勤記録と日報を日付ごとに管理。QRコードによる打刻にも対応。
利用者の登録・編集	氏名、住所、障害情報、医療情報、家族構成など、利用者の全情報を管理
AI自動入力	フェイスシートやアセスメントシートなどの既存書類（PDF/Word/画像）をAIが読み取り自動入力
帳票の自動生成	フェイスシート、個別支援計画書、各種契約書など8種類の帳票を自動生成・ダウンロード
ケース記録	利用者ごとの日常記録・面談記録・ヒヤリハット・モニタリング等を日付別に記録
シフト管理	利用者・職員のシフトを週次表・カレンダーで管理。一括登録、テンプレート保存、定員管理に対応
受給者証アラート	受給者証の期限が近い利用者を自動検出し、ログイン時にポップアップで通知
ユーザー管理	スタッフ・管理者アカウントの追加・編集・パスワード管理

2. ログイン・ログアウト

2-1. ログイン方法

システムにアクセスすると、まずログイン画面が表示されます。

1. パソコンのブラウザ（Google Chrome推奨）を開き、以下のURLにアクセスします。
   https://★ドメイン未定/hinode-care/
2. ログイン画面で「ユーザー名」と「パスワード」を入力します。
3. 「ログイン」ボタンをクリックします。
4. ログインに成功すると「進捗管理」画面が表示されます。

ログアウト：画面右上のユーザーメニューにある「ログアウト」ボタンをクリックします。

2-2. パスワード変更

自分のパスワードを変更できます。

1. 画面右上の「PW変更」ボタンをクリックします。
2. パスワード変更ダイアログが表示されます。
3. 「現在のパスワード」「新しいパスワード」「新しいパスワード（確認）」を入力します。
4. 「変更する」ボタンをクリックして完了です。

2-3. 権限について

本システムには3種類の権限があります。権限によって使える機能が異なります。

スタッフ	進捗管理、出退勤管理、メンバー・QR管理、利用者一覧の閲覧（編集不可）ができます。日常業務に必要な操作が行えます。
管理者（admin）	スタッフの全機能に加え、利用者の新規登録・編集・削除、帳票の閲覧・ダウンロード、給与計算・ケース記録作成・人物同期（person sync）が可能です。これらの機能は管理者以上のみアクセスできます。
総合管理者（super_admin）	管理者の全機能に加え、ユーザー管理（アカウントの追加・編集・削除・パスワード再発行）が可能です。出退勤管理で全種別（利用者・職員）のフィルタリング、支援計画の確定解除・版削除もできます。

3. 画面の構成と切り替え

画面上部の桜色のヘッダーバーにあるボタンで、各画面を切り替えます。

利用者一覧	登録済み利用者の一覧を表示します。検索やステータスフィルタで絞り込みが可能です。
新規登録	新しい利用者を登録する画面です。（管理者以上のみ表示）
出退勤管理	利用者・職員の出退勤記録と日報を管理する画面です。
進捗管理	利用者の日次進捗（出勤・日報・退勤・ケース記録）を一覧で管理する画面です。ログイン直後のデフォルト画面です。
シフト管理	利用者・職員のシフトを管理する画面です。（管理者以上のみ表示）
📖 マニュアル	この操作マニュアルを別タブで開きます。

ヘッダー右側のユーザーメニュー：

表示名・権限バッジ	ログイン中のユーザー名と権限が表示されます。
ユーザー管理	総合管理者のみ表示。ユーザーアカウントを管理します。
PW変更	自分のパスワードを変更します。
ログアウト	ログアウトしてログイン画面に戻ります。

4. 進捗管理（利用者）

ログイン後に最初に表示される画面です。利用者ごとの「出勤」「日報」「退勤」「ケース記録」の入力状況を日付ごとに一覧で確認できます。

4-1. 画面の見方

画面上部で日付を選択すると、その日の全利用者の進捗状況が表示されます。

日付	カレンダーアイコンをクリックして日付を選択します。日付を変更すると自動的にデータが読み込まれます。キーボードでの日付変更はできません（誤操作防止のため）。
日付表示	選択中の日付がヘッダー横に大きく表示されます。
一覧テーブル	利用者ごとに「氏名」「出勤」「日報」「退勤」「ケース記録」の5列が表示されます。

進捗状況の見方：

済	緑色のボタン。入力済みの項目です。クリックすると内容を編集できます。
未	黄色のボタン。未入力の項目です。クリックすると入力画面が開きます。
--	グレーの表示。前の手順が完了していないため、まだ入力できない項目です。（例：出勤を登録しないと日報は入力できません）

4-2. 出勤入力

利用者の出勤情報を登録します。

1. 進捗一覧で、対象利用者の「出勤」列のボタンをクリックします。
2. 出勤入力ダイアログが表示されます。
3. 「出勤時刻」「体調」「備考（任意）」を入力します。
4. 「出勤登録」ボタンをクリックして完了です。

4-3. 日報入力

利用者の日報を入力します。出勤が登録されていないと入力できません。

1. 対象利用者の「日報」列のボタンをクリックします。
2. 日報入力ダイアログが表示されます。
3. 「作業内容」をチェック（PC作業/清掃作業/その他から複数選択可）し、「作業の進捗」を選択します。
4. 「気になったこと・困ったこと」「スタッフへの連絡」は任意で入力します。
5. 「日報登録」ボタンをクリックして完了です。

4-4. 退勤入力（利用者）

利用者の退勤情報を登録します。出勤が登録されていないと入力できません。

1. 対象利用者の「退勤」列のボタンをクリックします。
2. 退勤入力ダイアログが表示されます。
3. 「退勤時刻」「残業」「備考（任意）」を入力します。
4. 日報フォーム（作業内容チェックボックス・作業の進捗ラジオボタン）がセットで表示されます。日報も一緒に入力します。
5. 「退勤登録」ボタンをクリックすると、退勤と日報が同時に登録されます。

4-5. ケース記録

利用者の日常記録・面談記録・ヒヤリハット等を記録します。出勤が登録されていないと入力できません。

1. 対象利用者の「ケース記録」列のボタンをクリックします。
2. ケース記録入力ダイアログが表示されます。
3. 以下の項目を入力します：
   • 記録区分（必須）：日常記録 / 面談記録 / ヒヤリハット / モニタリング / その他
   • 記録内容（必須）：何があったか・状況・連絡内容
   • 対応・方針：対応内容や今後の方針（任意）
   • 共有先：サビ管に報告済 / 管理者に報告済 / 未共有
   • 記録者（必須）：記録を作成したスタッフを選択
   • 特記事項：補足事項（任意）
4. 「記録保存」ボタンをクリックして完了です。

4-6. ソート（並び替え）

一覧テーブルのヘッダー（氏名・出勤・日報・退勤・ケース記録）をクリックすると、その列で並び替えができます。再度クリックすると昇順/降順が切り替わります。

5. 出退勤管理

利用者・職員の出退勤記録と日報を日付ごとに確認・管理する画面です。

5-1. 画面の見方

日付	確認したい日付を選択します。
種別フィルタ	「全て」「利用者」「職員」で表示対象を切り替えます。総合管理者以外は「利用者」固定です。
表示ボタン	選択した条件で出退勤データを読み込みます。

画面には2つのテーブルが表示されます：

出退勤記録	種別、氏名、出勤時刻、退勤時刻、体調、残業、備考、操作ボタンが表示されます。編集・削除が可能です。
日報	種別、氏名、作業内容、進捗、備考、操作ボタンが表示されます。削除が可能です。

画面上部には以下の操作ボタンがあります：

メンバー・QR管理	出退勤メンバーの管理とQRコード印刷を行います。
利用者 出退勤入力	利用者の出退勤を手動で入力します。
職員 出退勤入力	職員の出退勤を手動で入力します。
利用者 日報入力	利用者用の日報入力ページを別タブで開きます。
職員 日報入力	職員用の日報入力ページを別タブで開きます。

5-2. 利用者 出退勤入力

「利用者 出退勤入力」ボタンをクリックすると、入力ダイアログが開きます。

1. 日付を確認・選択します。
2. 利用者をプルダウンから選択します。
3. 出勤時間を入力します。
4. 退勤時間（任意）、体調、残業、出勤備考、退勤備考を入力します。
5. 「登録」ボタンをクリックして完了です。

5-3. 職員 出退勤入力

「職員 出退勤入力」ボタンをクリックすると、入力ダイアログが開きます。

1. 日付を確認・選択します。
2. 職員をプルダウンから選択します。
3. 出勤時間を入力します。
4. 退勤時間（任意）、残業、出勤備考、退勤備考を入力します。
5. 「登録」ボタンをクリックして完了です。

5-4. メンバー・QR管理

出退勤システムに登録されているメンバー（利用者・職員）の一覧確認とQRコード印刷ができます。

1. 「メンバー・QR管理」ボタンをクリックします。
2. メンバー一覧が表示されます。種別（利用者/職員）や状態（利用中/休止中/退所済み）でフィルタリングできます。
3. QRカードを印刷したいメンバーにチェックを入れます。ヘッダーのチェックボックスで全選択/全解除できます。
4. 「QRカード印刷（選択者のみ）」ボタンをクリックすると、チェックした人のQRカードが新しいタブで表示され、印刷できます。

5-5. 自動入力設定

出勤・日報・退勤を予定時刻に自動登録する機能です。管理者以上の権限が必要です。

設定場所	出退勤管理画面内の「自動入力設定」ボタン
実行タイミング	Xserver cron により平日5分ごとに自動実行
設定項目	自動出勤時刻・自動日報送信時刻・自動退勤時刻（利用者ごとに設定可能）
ジッター	同時刻の一括打刻を避けるため、設定時刻に若干のランダムずれが加わります

5-6. 日報入力ページ

利用者や職員が自分で日報を入力するための専用ページです。出退勤管理画面の「利用者 日報入力」「職員 日報入力」ボタンから別タブで開きます。

利用者日報入力ページでは：

• 名前を検索して選択できます（検索ボックスで絞り込み + リストから選択）
• 作業内容、進捗、気になったこと、スタッフへの連絡を入力
• 「日報を提出する」ボタンで送信完了

6. 利用者一覧の見方

登録済みの利用者が一覧表示されます。ヘッダーの「利用者一覧」ボタンで表示します。

画面の構成

検索ボックス	氏名、カナ、利用者番号で利用者を検索できます。文字を入力するとリアルタイムで絞り込まれます。
ステータスフィルタ	「利用中」「休止中」「退所済み」「全て」を切り替えて表示対象を絞り込めます。初期値は「利用中」です。
+ 新規登録	新しい利用者を登録するボタンです。（管理者以上のみ）
一覧テーブル	番号、氏名、フリガナ、生年月日（年齢）、状態、利用開始日が表示されます。
編集	利用者の情報を編集する画面へ移動します。（管理者以上のみ）
帳票	利用者の帳票（フェイスシートなど）を閲覧する画面へ移動します。

7. 利用者の新規登録

新しい利用者を登録するには、画面右上の 新規登録 ボタン、または一覧画面の + 新規登録 ボタンをクリックします。管理者以上の権限が必要です。

登録画面は 7つのタブ に分かれています。タブ名をクリックすると、各カテゴリの入力フォームに切り替わります。

基本情報	氏名、住所、連絡先、緊急連絡先、相談支援情報
障害情報	障害者手帳の種別・番号・等級、受給者証情報
医療情報	主治医、医療機関、服薬、アレルギー情報
家族構成	家族の氏名・続柄・年齢・同居状況・キーパーソン
支援計画	長期目標・短期目標・支援内容・達成基準
アセスメント	健康状態、ADL、コミュニケーション、就労能力、総合評価
雇用契約	雇用期間、昇給・賞与の有無

7-1. 基本情報タブ

利用者の氏名、連絡先、緊急連絡先などの基本的な情報を入力します。

• 氏名・基本：姓、名、姓（カナ）、名（カナ）、生年月日、性別、利用開始日、退所日、契約日、ステータス
• 住所・連絡先：郵便番号、都道府県、市区町村、番地以降、電話番号、携帯電話、メール
• 緊急連絡先（第1・第2）：氏名、続柄、電話番号
• 相談支援：相談支援事業所名、相談支援専門員名、電話番号
• 備考：自由記入欄

7-2. 障害情報タブ

障害者手帳と受給者証に関する情報を入力します。

• 手帳種別：身体障害者手帳 / 精神障害者保健福祉手帳 / 療育手帳 / 複数 から選択
• 手帳番号・等級：手帳に記載の番号と等級
• 診断名：カンマ区切りで複数入力可能（例：「うつ病, 不安障害」）
• 受給者証：障害支援区分、受給者証番号、受給開始日・終了日

7-3. 医療情報タブ

通院先や服薬に関する情報を入力します。

• 医療機関：主治医氏名、医療機関名、電話番号、通院頻度
• 服薬・アレルギー：服薬情報、アレルギー、医療的注意事項

7-4. 家族構成タブ

利用者の家族情報を入力します。家族は何人でも追加できます。

1. + 家族を追加 ボタンをクリックすると、入力行が追加されます。
2. 各行に氏名、続柄、年齢、同居/別居、電話番号、職業を入力します。
3. 「KP」（キーパーソン）欄で、主たる連絡先となる家族を指定できます。
4. 行を削除したい場合は、右端の赤い × ボタンをクリックします。

7-5. 支援計画タブ

個別支援計画の目標や支援内容を入力します。バージョン管理に対応しており、年度ごとに複数の版を管理できます。

• バージョン選択：上部のプルダウンで年度・版を切り替え。確定済みの版には「✓」マークが表示されます。
• 計画情報：作成日、計画終了日、前回作成日、管理者名、サービス管理責任者、障害支援区分、職業指導員
• 背景：利用前の経歴、本人の希望、家族の希望、収入状況、健康状態、生産活動上の課題、生活環境
• 方針・目標：総合的な援助の方針、長期目標（達成時期）、短期目標（達成時期）
• 支援内容：支援項目（複数行追加可能）、週間予定、特記事項
• 実施・同意：実施後の総括、同意日、利用者氏名、家族氏名、説明者、報告日

7-6. アセスメントタブ

利用者のアセスメント（評価）情報を入力します。

• 評価情報：評価日、評価者名
• 健康・ADL：健康状態、食事・入浴・更衣・移動・排泄の各項目
• コミュニケーション・就労：コミュニケーション、社会性、作業能力、作業態度、職歴、希望する仕事
• 総合評価：強み、課題、支援ニーズ、総合所見

7-7. 雇用契約タブ

雇用に関する情報を入力します。

• 雇用期間：「期間の定めなし」または「期間の定めあり」を選択
• 雇用開始日・終了日：期間の定めありの場合に入力
• 昇給・賞与：あり / なし を選択

保存の仕方

全ての入力が終わったら、画面下部の 保存 ボタンをクリックします。

8. 支援計画のバージョン管理

支援計画はバージョン管理に対応しています。年度ごとに計画を作成し、「確定」→「見直し」のライフサイクルで版を管理できます。

概要

バージョン選択	支援計画タブ上部のプルダウンから、年度と版を選択して切り替えます。確定済みの版には「✓」マークが付きます。
下書き（draft）	新規作成・見直し直後の状態。自由に編集・保存できます。
確定（confirmed）	管理者が確定した状態。フォームはロックされ、編集できません。印刷時はそのまま正式な計画書として出力されます。

8-1. 計画の確定

下書き状態の計画を正式に確定します。管理者以上の権限が必要です。

1. 支援計画タブで確定したい版を選択します。
2. 計画内容を確認し、フォーム下部の 確定する ボタンをクリックします。
3. 確認ダイアログが表示されます。「確定」をクリックします。
4. 計画が確定され、フォーム全体がロック（読み取り専用）になります。確定日時と確定者が記録されます。

8-2. 計画の見直し（新版作成）

確定済みの計画をもとに、新しい版を作成します。管理者以上の権限が必要です。

1. 支援計画タブで確定済みの版を選択します。
2. 見直し（新版作成） ボタンをクリックします。
3. 確認ダイアログが表示されます。「作成する」をクリックします。
4. 現在の計画内容を引き継いだ新しい版（例：第2版）が下書きとして作成されます。自動的に新版に切り替わります。

8-3. 確定の解除

確定済みの計画を下書き状態に戻します。総合管理者のみが実行できます。

1. 支援計画タブで確定済みの版を選択します。
2. 確定解除 ボタンをクリックします（総合管理者のみ表示）。
3. 確認ダイアログが表示されます。「解除する」をクリックします。
4. 計画が下書きに戻り、再び編集可能になります。

8-4. 版の削除

不要な版を削除します。総合管理者のみが実行できます。

1. 支援計画タブで削除したい版を選択します。
2. この版を削除 ボタンをクリックします（総合管理者のみ表示）。
3. 確認ダイアログが表示されます。「削除する」をクリックします。
4. 選択した版が完全に削除されます。

8-5. 版を指定して印刷

特定の版の個別支援計画書をPDF/Wordでダウンロードできます。

1. 支援計画タブで印刷したい版を選択します。
2. フォーム下部の この版を印刷 ボタンをクリックします。
3. 帳票画面で「個別支援計画書」が表示されます。PDFまたはWordでダウンロードできます。

9. ファイルから読み込み（AI自動入力）

本システムの最大の特長が 「ファイルから読み込み」機能 です。既存の書類ファイルをアップロードするだけで、AIが内容を自動で読み取り、フォームの各項目に自動入力します。

対応ファイル形式

PDF	フェイスシート、アセスメントシート、その他書類のPDFファイル
Word（.doc / .docx）	Wordで作成されたフェイスシートやアセスメントシートなど
Excel（.xls / .xlsx）	Excelで作成された管理表など
画像（.jpg / .png / .gif / .webp）	書類をスマホで撮影した写真や、スキャンした画像
テキスト（.txt）	プレーンテキストファイル

使い方

1. 新規登録画面（または編集画面）で、右上の ファイルから読み込み（複数可） ボタンをクリックします。
2. ファイル選択ダイアログが開きます。読み込みたいファイルを選択します。
   Ctrl キーを押しながらクリックすると、複数ファイルを同時に選択できます。
3. 「AI解析中...」のオーバーレイが表示されます。AIが書類の内容を読み取っています。
   （通常10～30秒程度かかります。ファイルの大きさによって変わります）
4. 解析が完了すると、フォームの各項目にAIが読み取った内容が自動で入力されます。
5. 入力内容を確認・修正し、問題なければ 保存 ボタンをクリックします。

AIが読み取れる情報

基本情報	氏名、フリガナ、生年月日、性別、住所、電話番号、緊急連絡先、相談支援事業所情報
障害情報	手帳種別、手帳番号、等級、診断名、受給者証番号、支給期間
医療情報	主治医名、医療機関名、通院頻度、服薬情報、アレルギー
家族構成	家族の氏名、続柄、年齢、同居状況、キーパーソン
アセスメント	職歴、希望する仕事、作業能力、コミュニケーション、社会性、強み、課題、支援ニーズ
支援計画	長期目標、短期目標、支援内容、達成基準

複数ファイルの読み込み

フェイスシートとアセスメントシートなど、複数のファイルを一度に選択してアップロードできます。AIが全ファイルの内容をまとめて読み取り、適切なフィールドに振り分けます。

既存利用者への読み込み

編集画面（既に登録済みの利用者）でもファイル読み込みが使えます。この場合、空欄のフィールドのみにAIが読み取ったデータが入力され、既に入力済みのフィールドは上書きされません。

10. 利用者情報の編集

登録済みの利用者情報を変更するには、以下の方法で編集画面を開きます。管理者以上の権限が必要です。

1. 利用者一覧で、変更したい利用者の 編集 ボタンをクリックします。
2. 編集画面が開きます。各タブで情報を修正します。
3. 修正が完了したら 保存 をクリックします。

編集画面では、新規登録にはない以下のボタンが表示されます：

帳票画面へ	この利用者の帳票閲覧画面に移動します。
操作ログ	この利用者に対する変更履歴を確認できます。
削除	この利用者を一覧から削除します（2段階確認あり）。

11. 帳票の閲覧とダウンロード

登録した利用者の情報をもとに、各種帳票が自動生成されます。一覧画面で利用者の 帳票 ボタンをクリック、または行をクリックすると帳票画面に移動します。

10-1. 帳票の種類

以下の8種類の帳票を閲覧・ダウンロードできます。

フェイスシート	利用者の基本情報、障害情報、医療情報、家族構成をまとめた総合的な情報シート
アセスメントシート	利用者の能力・ニーズの評価結果をまとめたシート
個別支援計画書	支援の目標と具体的な支援内容を記載した計画書
個人情報取扱同意書	個人情報の利用目的・第三者提供について同意を得る書類
利用契約書	就労継続支援A型サービスに関する契約書（全11条）
医療連携体制支援実施同意書	医療連携体制支援の利用に関する同意書
重要事項説明書	事業所の概要、サービス内容、利用料金、労働条件等の説明書
雇用契約書	A型従業員向けの雇用契約書兼労働条件通知書（全14条）

帳票画面では、上部のタブをクリックして各帳票を切り替えて閲覧できます。

10-2. PDF / Wordダウンロード

帳票の上部に表示されるダウンロードバーから、表示中の帳票をダウンロードできます。

PDF ダウンロード	印刷用に適したPDFファイルを生成してダウンロードします。印刷やメール添付に便利です。
Word ダウンロード	編集可能なWordファイル（.docx）をダウンロードします。内容を手書きで修正したい場合に便利です。

10-3. まとめ印刷

複数の帳票を一括でダウンロードしたい場合は「まとめ印刷」機能を使います。

1. 帳票画面で「まとめ印刷」タブをクリックします。
2. ダウンロードしたい帳票にチェックを入れます。帳票名の行をクリックしてもチェックが切り替わります。
3. 「まとめてPDFダウンロード」または「まとめてWordダウンロード」をクリックします。

プリセットボタン：

入社時セット	入社時に必要な書類5点（個人情報同意書、利用契約書、医療連携同意書、重要事項説明書、雇用契約書）を一括選択します。
全選択	全ての帳票にチェックを入れます。
全解除	全てのチェックを外します。

12. 受給者証 期限アラート

受給者証の有効期限が近い利用者がいる場合、ログイン時に自動でポップアップが表示されます。

アラートのタイミング

60日前	期限まで60日を切った時点で初回アラートが表示されます。
30日前	期限まで30日を切った時点でアラートが表示されます。
20日前	期限まで20日を切った時点でアラートが表示されます。
10日以内	期限まで10日を切ると、毎日アラートが表示されます。

アラートの操作

• アラートポップアップには、対象利用者の氏名、受給者証番号、有効期限、残り日数が表示されます。
• 「次回ログインまで再び表示しない」にチェックを入れて閉じると、そのレベルのアラートは再ログインまで非表示になります。
• 10日以内の緊急アラートの場合、チェックを入れても翌日には再び表示されます。

13. ユーザー管理

総合管理者（super_admin）のみが利用できる機能です。ヘッダー右上の「ユーザー管理」ボタンから開きます。

ユーザー一覧

登録済みのユーザー一覧が表示されます。「有効のみ」と「削除済みも表示」でフィルタリングできます。

ユーザー名	ログインに使用するIDです。
表示名	画面に表示される名前です。
権限	スタッフ / 管理者 の権限レベルです。
最終ログイン	最後にログインした日時です。
操作	編集・PW再発行・削除のボタンが表示されます。

新規ユーザーの追加

1. ユーザー管理ダイアログの下部「新規ユーザー追加」セクションに情報を入力します。
2. ユーザー名（ログインID）、表示名、パスワード（8文字以上）、権限を入力します。
3. 「追加する」ボタンをクリックして完了です。

ユーザーの編集

ユーザー一覧の「編集」ボタンをクリックすると、表示名と権限を変更できます。

パスワード再発行

ユーザー一覧の「PW再発行」ボタンをクリックすると、対象ユーザーの新しいパスワードを設定できます。パスワードを忘れたスタッフがいる場合に使用します。

QRカード発行

ユーザー一覧でチェックを入れて「QRカード発行（選択者のみ）」ボタンをクリックすると、選択したユーザーのQRカードを印刷できます。

14. 利用者の削除

利用者を一覧から削除するには、編集画面の左下にある 削除 ボタンをクリックします。管理者以上の権限が必要です。

安全のため、2段階の確認があります。

1. 削除 ボタンをクリックすると、「確認 1/2」ダイアログが表示されます。
2. 「削除する」をクリックすると、「最終確認 2/2」ダイアログが表示されます。
3. 「削除を実行する」をクリックすると、利用者が一覧から非表示になります。

15. シフト管理

利用者・職員のシフト（出勤予定）を管理する画面です。管理者以上の権限が必要です。ヘッダーの「シフト管理」ボタンから開きます。

15-1. 画面の見方

シフト管理画面には2つのビューがあります。画面上部のボタンで切り替えます。

入力ビュー	週次のシフト表形式。利用者・職員の行×曜日列のマトリックスで、セルをクリックしてシフトを登録・編集します。
カレンダービュー	月間または週間のカレンダー表示。日ごとのシフト概要を一覧でき、日付クリックで詳細を確認・編集できます。

画面上部のツールバー：

利用者 一括登録	利用者のシフトを一括で登録します。
職員 一括登録	職員のシフトを一括で登録します。
一括削除	期間と対象者を指定してシフトを一括削除します。
テンプレート	保存済みのシフトパターンを管理・適用します。

フィルタ機能（入力ビュー）：

種別	「全て」「利用者」「職員」で表示対象を絞り込みます。
就労区分	「通所」「在宅」「施設外就労」で絞り込みます。
グループ	所属グループで絞り込みます。
名前検索	名前の一部を入力して検索できます。

15-2. 入力ビュー（週次シフト表）

1週間分のシフトを一覧表示する画面です。

週の移動	「前週」「翌週」ボタンで表示週を切り替えます。「今週」で現在の週に戻ります。
定員表示	各日の利用者出勤数と定員（上限）が表示されます。定員に達すると黄色、超過すると赤色で警告されます。
セルの表示	利用者は「04:00」などの時間数（HH:MM形式）、職員は「10:00-17:00」の時間帯で表示されます。休暇・有休などのステータスがある場合はステータスが表示されます。
セルのクリック	空のセル「+」をクリックで新規登録、入力済みセルをクリックで編集ダイアログが開きます。

職員のみ表示：

15-3. カレンダービュー

月間または週間のカレンダーでシフト全体を俯瞰できます。

月間/週間切替	右上のプルダウンで「月間」「週間」を切り替えます。
表示内容	各日のセルに利用者（赤色）・職員（青色）のシフトが表示されます。3名以上は「他X名」と省略表示されます。
ツールチップ	日付セルにマウスを乗せると、その日の全シフト詳細がポップアップ表示されます。
日付クリック	日付をクリックすると「日別詳細」ダイアログが開きます。シフトの編集ボタンや、新規シフトの追加ができます。
表示フィルタ	「利用者を表示」「職員を表示」のチェックボックスで、カレンダー上の表示を切り替えられます。

15-4. 個別シフト登録・編集

入力ビューのセルクリック、またはカレンダービューの日別詳細から、個別のシフトを登録・編集します。

利用者のシフト：

1. 対象のセルをクリックすると、シフト登録/編集ダイアログが開きます。
2. 「時間」（1〜4時間）を選択します。A型事業所の通所は最大4時間です。
3. 「就労区分」（通所・在宅・施設外就労）を選択します。
4. 「グループ」は任意で入力します（例：清掃班、PC班など）。
5. 「保存」をクリックして登録します。

職員のシフト：

1. 対象のセルをクリックすると、シフト登録/編集ダイアログが開きます。
2. 「出勤時間」と「退勤時間」を入力します（新規の場合は10:00〜17:00がデフォルト）。
3. 「ステータス」（出勤・外出・休暇・有休・欠勤）を選択します。
4. 「保存」をクリックして登録します。勤務時間は自動計算されます。

15-5. 利用者 一括シフト登録

複数の利用者に対して、まとめてシフトを登録できます。

1. 「利用者 一括登録」ボタンをクリックします。
2. 対象の利用者にチェックを入れます。「全選択」「全解除」ボタンで一括操作できます。名前検索で絞り込みも可能です。
3. 期間（開始日・終了日）を指定します。初期値は当月です。
4. 対象曜日にチェックを入れます（月〜金がデフォルト）。
5. 時間数（1〜4時間）と就労区分を選択します。
6. 「既存シフトの上書き」を選択します（上書きする/しない）。
7. プレビューで登録件数を確認し、「一括登録」をクリックします。

15-6. 職員 一括シフト登録

複数の職員に対して、まとめてシフトを登録できます。

1. 「職員 一括登録」ボタンをクリックします。
2. 対象の職員にチェックを入れます。
3. 期間と対象曜日を指定します。
4. 出勤時間・退勤時間・ステータスを設定します。
5. プレビューで件数を確認し、「一括登録」をクリックします。

15-7. 一括削除

期間を指定してシフトを一括削除できます。利用者・職員共通です。

1. 「一括削除」ボタンをクリックします。
2. 種別フィルタ（全て/利用者/職員）で対象を絞り込めます。
3. 対象者にチェックを入れます（未選択の場合は全員対象）。
4. 期間（開始日・終了日）を指定します。
5. 「一括削除」をクリックすると、確認ダイアログが表示されます。

15-8. テンプレート

よく使うシフトパターンをテンプレートとして保存し、別の月に適用できます。

テンプレートの保存：

1. 利用者一括登録画面で対象者・曜日・時間数を設定します。
2. 「テンプレート保存」ボタンをクリックします。
3. テンプレート名を入力して保存します。

テンプレートの適用：

1. 「テンプレート」ボタンをクリックしてテンプレート一覧を開きます。
2. 適用したいテンプレートの「適用」ボタンをクリックします。
3. 適用する期間を指定し、「適用」をクリックします。

16. 操作ログの確認

各利用者に対する変更履歴（操作ログ）を確認できます。

1. 編集画面を開きます。
2. 操作ログ ボタンをクリックします。
3. ダイアログに操作日時、操作内容（作成・更新・ファイル読み込み等）、詳細が表示されます。

17. 国保連請求

毎月、国保連（京都府国民健康保険団体連合会）に請求するための機能です。出勤実績から自動的に給付費を計算し、送信用CSVを生成します。

この機能は管理者（admin）以上のみ使用できます。ヘッダーの 💰 国保連請求 ボタンから移動するか、直接 billing.html を開いてください。

画面の見方

月次請求の一覧画面です。対象年月を選択して「更新」を押すと、計算済みの請求情報が表示されます。

• 対象年月: サービスを提供した月（4月分なら 2026-04）
• 請求送信月: 国保連へ送信する月（既定: 対象年月の翌月）
• 受給者証10桁登録済の利用者のみがメインテーブルに表示されます。未登録者は警告バナーで別表示
• 各列のヘッダーをクリックすると 並び替え（昇順/降順） できます（▲▼ 表示）
• 「状態」列の 下書き / 送信済 バッジをクリックでステータス変更

月次請求計算

1. 対象年月を選択（例: 2026-04）
2. 請求計算 をクリック
3. 確認ダイアログで「OK」
4. 計算が完了すると、利用者ごとに利用日数・給付単位数・総費用額・給付費が表示されます

受給者証未登録者の確認

受給者証番号が10桁で登録されていない利用者がいる場合、画面上部に黄色の警告バナーが表示されます。

1. 警告バナーの 詳細を見る をクリック
2. 未登録者一覧モーダルが表示されます
3. 該当者の利用者番号・氏名・現状の受給者証（赤字「未設定」or「N桁・要修正」）を確認
4. モーダルを閉じて「利用者設定」タブで該当者の受給者証番号を登録

請求明細詳細

各行の 詳細 ボタンをクリックすると、その利用者の請求明細が表示されます。

• 給付単位数・総費用額・処遇改善加算・給付費（国保連請求額）の計算過程を確認
• サービスコード別内訳（基本報酬・初期加算など）が一覧で表示
• 1日あたりの給付費（参考）も表示

CSV出力（4種類）

取込送信システム用のCSVファイルをダウンロードします。

ボタン	ファイル名	用途
請求・明細書CSV	billing_YYYYMM.csv	推奨: 請求書+明細書の統合形式（取込送信システム用）
実績記録票CSV	record_YYYYMM.csv	サービス提供実績記録票（J611）
請求書CSV	invoice_YYYYMM.csv	参考: 請求書のみ（J111単独）
明細書CSV	statement_YYYYMM.csv	参考: 明細書のみ（J121単独）

1. 対象年月と請求送信月を確認
2. 「請求・明細書CSV」と「実績記録票CSV」をダウンロード（2ファイル）
3. 取込送信システム（C:\自立支援\取込送信V2）を起動
4. 「請求年月日」を 請求送信月内の任意の日（例: 2026-05-10）に設定
5. テスト運用で取込→エラー0確認→本運用切替→送信
6. 到達確認PDFを保存

送信完了マーク

本運用での送信が完了した後、必ず送信済状態にマークしてください。次回CSV出力時に二重請求を防止します。

方法A: 月単位一括マーク（推奨）

1. 本送信完了マーク ボタンをクリック
2. 確認ダイアログで「OK」
3. 受給者証10桁登録済の 下書き 状態の請求が一括で 送信済 に変更されます

方法B: 個別マーク

1. 各行の状態列のバッジ（「下書き」or「送信済」）をクリック
2. 確認ダイアログで切替を確認
3. 下書き → 送信済 / 送信済 → 下書き と切り替わります

利用者の請求情報設定

「利用者設定」タブでは、各利用者の受給者証番号や負担上限月額などを編集できます。

1. 該当利用者の行の 編集 ボタンをクリック
2. 編集フォームが開きます
3. 以下を入力（受給者証コピーから転記）:
   • 受給者証番号: 10桁の数字
   • 受給者証有効期間: 開始日・終了日
   • 支給決定量: 通常は 02200（22.0日）
   • 市町村番号: 6桁（京都市=261009、宇治市=262048 等）
   • 負担上限月額: 利用者の負担上限額
4. 「保存」をクリック

事業所設定・市町村番号一括登録

「事業所設定」タブでは、事業所マスタと市町村番号の一括登録ができます。

事業所マスタ

• 事業所番号: ★要確認（指定通知書の10桁）（ひので）
• 地域区分コード: 20（その他地域）
• 単位数単価: 10000（10.00円）
• 処遇改善加算率: 14.0（DB値・実値はロジック側で月別自動計算）
• 定員: 20

市町村番号 一括設定

受給者証情報に市町村番号が空欄の利用者に対して、一括で設定できます。

1. 住所から自動判定（推奨）: 各利用者の住所(city)から市町村を自動判定して市町村番号を設定。利用者が複数市町村に分散している場合に便利
2. 単一コード一括設定: テキスト欄にコード（例: 022021）を入力 → 全員に同じコードを設定

月次運用フロー（標準）

毎月の国保連請求業務の標準的な流れです。詳細は docs/kokuhoren-spec/billing-operation-runbook.md を参照。

時期	作業
当月1日〜末日	利用者の出勤打刻（attendance.html）
翌月1日〜9日	出勤実績確定 → 請求計算 → CSV取込テスト
翌月10日まで	取込送信システムで本送信 → ひのでケアで「本送信完了マーク」
翌月20日頃	国保連審査結果通知（返戻があれば訂正→再送信）
翌々月15日	給付費が事業所口座に振込

18. よくある質問（FAQ）

Q. ログインできません。

A. ユーザー名とパスワードが正しいか確認してください。大文字・小文字は区別されます。解決しない場合は総合管理者にパスワードの再発行を依頼してください。

Q. 進捗管理で日報やケース記録のボタンが「--」のままで押せません。

A. 出勤が登録されていないと、日報・退勤・ケース記録は入力できません。まず「出勤」を登録してください。

Q. 進捗管理の日付を変えてもデータが変わりません。

A. 日付はカレンダーアイコンをクリックして選択してください。キーボードでの日付変更には対応していません。

Q. 「済」になった項目を修正できますか？

A. はい。進捗管理で「済」ボタンをクリックすると、入力済みの内容が表示され、修正・更新できます。出退勤管理の出退勤記録も「編集」ボタンから修正可能です。

Q. 受給者証のアラートを消したい。

A. アラートポップアップの「次回ログインまで再び表示しない」にチェックを入れて閉じてください。ただし、期限が10日以内の場合は翌日再表示されます。

Q. エラーメッセージがポップアップで表示されました。

A. エラーの内容を確認し、入力内容に誤りがないかチェックしてください。解決しない場合は管理者に問い合わせてください。

Q. ファイル読み込みで対応していないファイル形式はありますか？

A. 動画ファイルや音声ファイルには対応していません。対応形式はPDF、Word（.doc/.docx）、Excel（.xls/.xlsx）、画像（.jpg/.png/.gif/.webp）、テキスト（.txt）です。

Q. AIが読み取った内容が間違っていたらどうすればいいですか？

A. AIが自動入力した内容は、保存する前に自由に修正できます。各フィールドの値を確認し、必要に応じて修正してから「保存」をクリックしてください。

Q. スマートフォンからも使えますか？

A. ブラウザからアクセスできますが、画面が小さいため操作しづらい場合があります。パソコンでの利用を推奨します。日報入力ページはスマートフォンにも最適化されています。

Q. 削除した利用者は復元できますか？

A. 利用者の削除は「論理削除」のため、データベース上にはデータが残っています。復元が必要な場合は管理者に連絡してください。

Q. データのバックアップはどうなっていますか？

A. サーバー上にSQLiteデータベースとして保存されています。定期的なバックアップは管理者が行います。

Q. 複数人で同時に使えますか？

A. はい、複数のパソコンから同時にアクセスして使用できます。ただし、同じ利用者を同時に編集している場合は、後から保存した内容で上書きされます。