ひのでケア 運用手順書

1. この手順書について

この手順書は、日々の業務をスムーズに進めるためのワークフローガイドです。「いつ、何を、どの順番で行うか」を中心にまとめています。

2. 新規利用者の受入れ（入所時）

システムへの登録手順

1. 利用者一覧画面の「新規登録」ボタンをクリックし、基本情報タブで以下を入力する。
   姓名・生年月日・性別・住所・電話番号・メールアドレス
2. 「障害情報」タブを開き、以下を入力する。
   手帳種別・手帳番号・障害等級・診断名・受給者証番号・支給量・支給期間（開始日・終了日）
3. 「医療情報」タブを開き、以下を入力する。
   主治医氏名・医療機関名・通院頻度・服薬内容・アレルギー情報
4. 「家族構成」タブを開き、以下を入力する。
   家族構成・緊急連絡先（最低2名）・キーパーソンの設定
5. 「支援計画」タブを開き、以下を入力して保存する。
   対象年度・管理者・サービス管理責任者・利用者の背景情報・長期目標・短期目標・支援内容（最大6項目）・1日の流れ（プログラム）
   保存後はステータスが「下書き」になる。確定手順は第4-2節を参照。
6. 「アセスメント」タブを開き、健康状態・ADL・就労能力・社会生活能力等を評価して保存する。
7. 「雇用契約」タブを開き、雇用形態・契約開始日・契約期間を入力して保存する。
8. 帳票画面を開き、「まとめ印刷」の「入所時セット」を選択して一括PDFをダウンロード・印刷する。
   印刷対象：フェイスシート・アセスメント票・個別支援計画書（下書き）・個人情報同意書・利用契約書・雇用契約書
9. 出退勤管理画面の「メンバー・QR管理」を開き、登録した利用者が一覧に表示されていることを確認する。QRコードカードを印刷して利用者に配布する。

3. 日次業務

3-1. 朝の業務（始業時）

• システムにログインする
• シフト管理画面で今日の出勤予定者（利用者・職員）を確認する
• 出退勤管理画面を開き、表示日付が今日であることを確認する
• 利用者が到着したら出勤を記録する（QRコード読取 または 手動入力）
• 体調欄に当日の体調を記録する（良好 / 普通 / 不調）
• 欠席者は備考欄に欠席理由を記録する

3-2. 日中の業務

利用者の作業状況を観察し、必要に応じて進捗管理画面に記録します。

体調に変化があった場合は、出退勤管理の備考欄に状況を追記してください。

インシデント・ヒヤリハットが発生した場合は、その日のうちに管理者へ報告し、記録を残してください。

3-3. 終業時の業務

• 全利用者の退勤時刻を記録する（退勤登録時に日報も同時提出される）
• 出退勤一覧で退勤漏れ・時刻未入力がないか確認する
• 職員自身の出退勤を記録し、日報は「職員 日報入力」から別途提出する

4. 支援計画の作成・管理サイクル

4-1. 初回計画の作成

初回計画は入所時に作成します（第2章の手順5で実施）。

以下の項目はすべて必須です。

• 対象年度
• 管理者・サービス管理責任者
• 長期目標・短期目標
• 総合的な援助の方針
• 目標と支援の提供方針・内容（最大6項目）
• 1日の流れ（プログラム）

保存するとステータスは「下書き」になります。確定は本人・家族への説明後に行います。

4-2. 計画の確定

1. 本人および家族（または保護者）に計画内容を説明し、同意を得る。
2. 支援計画タブの「同意・報告」セクションに以下を入力する。
   同意日・ご本人氏名・ご家族氏名・説明者・報告日
3. 「確定する」ボタンをクリックする。確定後はフォームがロックされ編集できなくなる。
4. 帳票画面で「個別支援計画書」を印刷し、本人・家族の署名をもらう。署名済みの書類は所定のファイルに保管する。

4-3. 定期見直し（6ヶ月ごと）

1. モニタリングの時期が来たら、支援計画タブの「見直し（新版作成）」ボタンをクリックする。前版のデータがコピーされた新しい版が作成される。
2. 変更が必要な箇所のみ修正する。目標の達成状況・課題・変化を反映させる。
3. 「特記事項・実施後の変化」欄に前回計画の振り返りを記載する。
4. 上長レビューを受けた後、第4-2節の手順に従って確定する。

4-4. 確定解除（総合管理者のみ）

誤って確定した場合などに使用します。通常の業務では使用しません。

1. 該当の計画版を開き、「確定を解除」ボタンをクリックする。
2. 計画が「下書き」状態に戻る。操作ログに記録される。
3. 修正後、再度確定の手順を実施する。

5. 月次業務

5-1. 翌月のシフト作成（毎月25日頃）

1. シフト管理画面を開き、対象月を翌月に切り替える。
2. テンプレートが登録されている場合は「テンプレート適用」で一括登録する。
3. テンプレートがない場合は「利用者 一括登録」を使用し、対象利用者・期間・曜日・時間数を設定して登録する。
4. 「職員 一括登録」で職員のシフトも同様に登録する。
5. カレンダービューで全体を確認し、祝日・休業日の漏れがないかチェックする。
6. 個別に調整が必要な場合は、カレンダーの該当セルをクリックして編集する。

5-2. 月末の出退勤確認

1. 出退勤管理画面で当月の各日を日付を切り替えながら確認する。
2. 退勤漏れ・入力漏れ・時刻の異常値がないかチェックする（時間は HH:MM 形式で表示されます）。
3. 修正が必要な場合は管理者権限で修正する（修正操作はログに記録される）。
4. 利用者ごとの月間出勤日数・総作業時間を確認し、シフトとの乖離がないかを確認する。

5-3. 国保連請求（翌月10日まで）

毎月の国保連請求作業の標準フローです。詳細操作は 操作マニュアル「17. 国保連請求」 を参照。

① 出勤実績の確定（翌月1日〜9日）

• 「出退勤管理」で当月分の打刻データに漏れ・誤りがないか確認
• 9日23:59 までに完全に確定（以降の打刻は翌月分扱い）

② 請求計算（翌月10日朝）

1. ヘッダーの「💰 国保連請求」から billing.html へ移動
2. 対象年月（例: 2026-04）と 請求送信月（例: 2026-05）を設定
3. 「請求計算」ボタンをクリック
4. 計算結果一覧を確認（受給者証10桁登録済みの利用者のみ表示）
5. 未登録者の警告バナーがあれば「詳細を見る」で内容確認 → 該当者の受給者証番号を「利用者設定」タブから登録

③ CSV出力 → 取込テスト

1. 「請求・明細書CSV」（青）と「実績記録票CSV」（緑）の2ファイルをダウンロード
2. 取込送信システム（C:\自立支援\取込送信V2）を起動
3. 区分=テスト運用 で取込
4. 「請求年月日」を 請求送信月内の任意の日（例: 2026-05-10）に設定
5. 取込エラー0を確認（エラーがあれば修正→再取込）

④ 本送信（翌月10日まで）

1. 取込送信システムの区分を 本運用 に切替
2. もう一度CSVを取込（テスト/本運用は別取込）
3. 「送信」ボタンで国保連へ伝送
4. 到達確認PDFを必ず保存（到達番号を記録）

⑤ 送信完了マーク（ひのでケア）

1. billing.html の請求一覧に戻る
2. 「本送信完了マーク」（橙ボタン）をクリック → 全員一括
3. または個別に「下書き」バッジをクリック → 「送信済」に切替
4. これで次回CSV出力時に二重請求を防止

6. 期限管理

6-1. 受給者証の期限管理

システムが受給者証の支給期間終了日を自動チェックし、ログイン時にアラートを表示します。

新しい受給者証を受領したら、利用者情報の「障害情報」タブで受給者証番号と支給期間（終了日）を更新してください。

6-2. 契約更新

雇用契約の期間満了が近づいたら、以下の手順で更新します。

1. 利用者情報の「雇用契約」タブを開き、現在の契約期間を確認する。
2. 本人と面談の上、契約更新または終了の意向を確認する。
3. 更新する場合は、新しい契約開始日・契約期間を入力して保存する。
4. 帳票画面で「雇用契約書」を印刷し、本人の署名をもらう。署名済みの書類は所定のファイルに保管する。

6-3. 支援計画の見直し時期

支援計画は原則として6ヶ月ごとにモニタリングを実施し、新版を作成します。

直前の計画の確定日から6ヶ月後を目安として見直しをスケジュールし、第4-3節の定期見直し手順に従って新版を作成・確定してください。

7. 退所処理

1. 利用者一覧から対象利用者の編集画面を開く。
2. 基本情報タブでステータスを「退所済み」に変更する。
3. 退所日を入力する。
4. 退所理由を選択・記録する（例：一般就労移行、自己都合、医療的理由など）。
5. 保存する。
6. 帳票画面で退所時に必要な書類を印刷し、本人および関係機関に配布する。
7. 出退勤管理画面のメンバー一覧を確認し、当該利用者のステータスが「退所済み」になっていることを確認する。

8. 年間業務カレンダー

9. よくある操作フロー早見表